Personalo apskaita yra labai plati sritis ir apima daugybės įvairiausių dokumentų, susijusių su darbuotojais, rengimą ir apskaitymą.
Mažesnės įmonės šiuos darbus pasidaro pačios – esami darbuotojai ar net pats vadovas, ko pasekoje dažnai pasitaiko, jog šie dokumentai būna netinkamai sutvarkyti, vėluojama ar visai nespėjama padaryti.
Didesnėms įmonėms dažniausiai teikiamos personalo apskaitos paslaugos ir daugelį personalo apskaitos funkcijų atlieka personalo specialistai, kurie suteikia įmonėms praktiškų personalo valdymo patarimų.
Personalo apskaita turi būti atliekama profesionalų
Kadangi įstatymai ir kiti teisės aktai nuolat keičiasi, būtina juos nuolat sekti ir tuo domėtis. Savaime suprantama, kad įmonės vadovas pats sunkiai gali viską suspėti, vadinasi, turi būti atskiras darbuotojas tam arba galimos personalo apskaitos paslaugos iš tuo užsiimančio buhalterio ar buhalterinių paslaugų įmonės.
Toks specialistas parengia įvairius su darbo teise susijusius dokumentus bei juos pritaiko pagal įmonės verslo modelį. Samdant specialistą iš išorės, vadovui nebereikia spręsti klausimų, kurių jis neišmano ar tam neturi laiko ir jis gali atsipalaidavęs skirti savo energiją verslo vystymui.
Nuo ko prasideda personalo apskaita?
Personalo apskaitos paslaugos paprastai prasideda nuo įmonės analizės ir poreikių įvertinimo. Pirmiausia pasikalbama su atsakingu asmeniu, kad tiksliai būtų žinomos darbų apimtys, įmonėje vykstantys vidiniai procesai, ateities planai, nuo kurių priklauso būsimo darbo apimtis. Aptarus sąlygas pasirašoma sutartis ir pradedami darbai.
Dažniausiai reikalingas pirminis dokumentų sutvarkymas – patikrinami esami dokumentai, atliekami susikaupę darbai, jei iki šiol personalo apskaita buvo nevykdoma tinkamai. O atlikus visus būtinus veiksmus ruošiamasi tolimesniam darbui ir vykdoma personalo apskaita pagal iškylančius poreikius.
Priėmus į darbą naują darbuotoją užpildomi visi su įdarbinimu susiję dokumentai, pasikeitus darbo sąlygoms atliekami reikiami įrašai ir t.t. Tokiu būdu visa atsakomybė susijusi su personalo apskaita perkeliama nuo vadovo pečių.
Iš ko susideda personalo apskaita?
Įprastai personalo apskaita apima:
- darbo santykių administravimą (darbo sutarčių ir kitų dokumentų administravimas, darbo sutarčių keitimas, informacijos Sodrai pateikimas, darbuotojo bylos sudarymas, darbo užmokesčio apskaita, susirinkimų protokolai, įsakymai ir pan.);
- darbo grafiką ir darbo laiko apskaitą (darbo laiko trukmė, struktūra, viršvalandžiai, naktinis darbas, suminė darbo laiko apskaita, atostogos ir jų grafikas, prastovos ir pravaikštos, nedarbingumas, informacija Sodrai ir kt.);
- komandiruočių apskaitą (išlaidų apskaita, įsakymai bei komandiruočių sąnaudas patvirtinantys dokumentai);
- bei išdarbinimą (dokumentų tvarkymas atleidžiant darbuotoją, teisiniai aspektai nutraukiant darbo sutartį, įspėjimas apie sutarties nutraukimą ir kt.).
Pabaigai
Buhalterinių paslaugų įmonė gali užtikrinti, kad visi reikiami darbai bus atliekami laiku ir netikėtai vienam buhalteriui susirgus ar pan., darbai vistiek bus atliekami laiku, nes jį pavaduos kitas žmogus. Taip pat personalo apskaitos paslaugas teikianti įmonė prisiima materialinę atsakomybę už galimas klaidas (baudos ar delspinigiai). Straipsnis paruoštas pagal contourenterprise.lt
